Как организовать свой день

Когда наваливается сразу несколько дел, а в течение дня добавляются новые задачи, нетрудно растеряться и забыть сделать что-то важное. Взять дела под контроль и ничего не упустить помогут простые способы организации рабочего дня.

«Бери и Делай» подготовил обзор 6 популярных методик планирования. Для них вам потребуется ручка и ежедневник — бумажный или в виде приложения для смартфона.

1. Расписание

Почасовое расписание подходит, если вы сдаете работу к определенному часу, часто бываете на встречах или работаете с клиентами.

Допустим, вы психолог и каждый день принимаете 3 клиентов — в 12:00, 14:00 и 16:00. Помимо этого вы пишете статьи для тематического журнала и ведете блог о своей профессии. Первое вы делаете перед началом приема в 10:00, а второе — в конце рабочего дня, в 17:00. Еще в 13:00 у вас обед, а в 15:00 вы занимаетесь административными делами.

Вам потребуется датированный ежедневник со строками, разделенными по часам. Записывайте в них рабочие задачи и вносите встречи напротив конкретного времени. Такое расписание можно составлять на недели вперед и всегда знать, когда есть свободное время для записи клиентов.

2. Список дел

Простой список дел подходит, если вы каждый день выполняете типовые задачи без фиксированного расписания.

Из задач можно сделать простой пронумерованный список дел или отсортировать их по приоритетам — от наиболее важных к наименее важным.

Еще можно делить сложные задачи на составляющие. Допустим, вы журналист. Перед вами стоит задача написать статью. Целиком она кажется сложной, непонятно, с чего начать, и хочется отложить работу до последнего. Но если разбить задачу на подзадачи — найти источники, составить план статьи, расписать пункты 1, 2 и 3, подобрать иллюстрации, вычитать на ошибки и отправить, — она уже не кажется такой сложной.

3. Метод Стивена Кови

Американский консультант по управлению Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» предложил свою систему планирования дня, основанную на списке задач. По Кови все дела нужно разделить на:

• срочные и важные (проекты, у которых подходит срок сдачи, неотложные дела, разрешение кризисов, споров и конфликтов);

• срочные и неважные (рутинные совещания, общественная деятельность, рассмотрение документов, некоторые входящие звонки);

• несрочные и важные (планирование новых проектов, оценка результатов, налаживание сотрудничества);

• несрочные и неважные (проверка почты и социальных сетей, развлечения, чай с коллегами).

Согласно методике Кови, срочные и важные дела нужно сделать в первую очередь, срочные и неважные дела передать тем, кому они важны, несрочным и важным делам посвятить основное рабочее время, а от несрочных и неважных отказаться.

4. Метод «Три задачи»

Метод «Три задачи» подходит, если у вас много текущих дел, часть из которых несрочные. Суть способа в том, чтобы каждый день выделять всего 3 задачи, которым вы посвятите все рабочее время.

Например, вы работаете программистом и ваш список задач на день выглядит так:

• Встретиться с клиентом и обсудить новый проект.

• Протестировать новый редактор кода, который порекомендовали коллеги.

• Написать кейс о предыдущем выполненном проекте для блога.

• Проверить и сдать свою часть кода для текущего проекта.

• Спланировать работу над новым проектом.

• Посмотреть тренинг по программированию.

Для начала нужно проанализировать список дел и выделить те, срок исполнения которых приходится на планируемый день. В нашем примере это встреча с клиентом и сдача части кода. Эти дела перенести нельзя. Из оставшихся задач нужно выделить самую важную, которую необходимо или интересно сделать именно сегодня. Например, спланировать работу над новым проектом. Остальные дела кажутся несрочными, и их можно перенести на более свободные дни.

5. Метод «1—3—5»

Система «1—3—5» подходит, если у вас много дел, большую часть которых нельзя убрать из списка или отложить на потом.

Метод довольно прост: первым делом запланируйте самую важную задачу, которую непременно нужно решить сегодня. Следом добавьте 3 других дела, средние по степени важности и срочности. В конец поставьте 5 мелких дел, которые можно выполнить после первостепенных задач. Таким образом, в течение дня можно успеть сделать 9 дел.

6. «Метод помидора»

Метод, разработанный в 1980-х годах студентом Франческо Чирилло, подходит тем, у кого в течение рабочего дня стоят 1–2 типовые задачи. Способ помогает не терять концентрацию, вовремя делать перерывы в монотонной работе и выполнять ее в срок. Название произошло от кухонного таймера в виде помидора, который использовал автор метода. Суть проста:

1. Выберите задачу.

2. Установите таймер на телефоне или компьютере на 25 минут.

3. Максимально сконцентрируйте внимание на задаче и работайте, пока не выйдет время.

4. Сделайте перерыв 5 минут.

5. Повторите 3 раза шаги 2–4, затем сделайте большой перерыв на 15–30 минут.

6. При необходимости повторите большой цикл сначала.